Si algo bueno trajo la crisis sanitaria generada por el Covid-19 en nuestro país, es que se fomentó e incrementó la utilización de mecanismos electrónicos o digitales para la suscripción de documentos.
Para sorpresa de muchos en Colombia desde hace más de 20 años se tiene una legislación sobre la materia que había sido incluso reglamentada, pero muy pocos hacían uso de ella, fue gracias a la situación que se presentó por las cuarentenas, que dejó como resultado la masificación de la firma electrónica, que esperamos se mantenga.
Es muy importante diferenciar entre varios conceptos, firma digital, firma electrónica y firma digitalizada o escaneada, para poder saber si el documento que estoy firmando electrónicamente tiene o no validez.
La primera de estas, (Firma Digital):
Se presenta cuando la misma se hace a través de la intervención de un tercero denominado “Entidad De Certificación Digital” avalados por el Gobierno Nacional a través de la SIC (Certicamara, Olimpia, etc)
A través de procesos matemáticos y de criptografía que se ha creado para un usuario específico, y que está plenamente identificado, a quien se entregó un mecanismo de verificación (token) para que suscriba electrónicamente el documento.
A pesar de que este tipo de firmas son usadas en nuestro país, el alto costo y lo poco prácticas que resultan han hecho que no sean utilizadas de manera masiva.
Claramente la Firma Digital nos da el mayor grado de tranquilidad y soporte en caso que tengamos que hacer valer ante un tercero,una entidad judicial o administrativa un documento firmado electrónicamente, pues tiene una presunción legal de no repudio. Sin embargo, no es la única forma de hacerlo.
La denominada Firma Electrónica, que es prestada a través de operadores tecnológicos como Adobe Sign, Docusign, Sign Easy, entre otros, permite identificar a una persona en relación con un mensaje de datos por medio de:
La tecnología
Códigos
Contraseñas
Datos biométricos
Claves criptográficas privadas
Este tipo de plataformas utilizan mecanismos de identificación del firmante que nos permiten evitar que exista el repudio de una firma electrónica, es decir, que quien lo firme manifieste en caso de que no lo haya hecho e indique que el documento es falso. Si bien no se trata de un mecanismo fijo como token en el caso de la firma digital, si se pueden garantizar formas para que quien firme un documento no tenga la posibilidad de repudiarlo más adelante.
El principal y más eficaz mecanismo de identificación dentro de las plataformas de firma electrónica, es la identificación a través del correo electrónico.
En las dos plataformas más conocidas (DocuSign y Adobe Sign) éste es el mecanismo más elemental de identificación del firmante, y el mensaje de datos (archivo pdf) que se obtiene con las firmas, nos identifica:
Desde que correo electrónico se firmó el documento
Desde que dirección IP se firmó el documento
Que se trata de un documento único e inalterable
Es posteriormente verificable.
Así pues, la firma que se realiza a través de una plataforma de firma electrónica es perfectamente válida para la legislación colombiana .
Nuestra recomendación siempre conectar a la Persona Natural que está firmando este documento electrónico, al correo electrónico que está siendo usado para acceder a la plataforma de la firma electrónica, por eso recomendamos:
Si se trata de una persona natural quien está firmando el documento a nombre propio, buscar cómo conectar el correo electrónico que recibió la firma electrónica con la persona que firma, por ejemplo, enviarlo al correo reportado en el RUT, o buscar un OTP (One Time Password) desde el celular de quien firma, o que se firme desde el correo que cotidianamente hace uso y con el que ya se ha comunicado con el cliente.
Si se trata de una persona jurídica…
La recomendación es que la firma venga directamente desde el correo que esté reportado bien sea en el RUT o en el Certificado de Existencia y Representación Legal.
Además de esto, nuestra recomendación es que en el documento que suscriba se acuerde entre las partes que el mecanismo de identificación que van a hacer a través de la plataforma sea el idóneo y que acuerden el mecanismo de firma electrónica que se va a usar.
De esta forma se puede evitar que la persona que suscribe el documento no repudie el mismo, y poder acceder a un mecanismo de firma electrónica mucho más asequible que las plataformas de firma digital en Colombia.
Ahora, es muy importante tener en cuenta que independiente que tipo de firma usemos (digital o electrónica), el documento firmado electrónicamente debe ser almacenado, guardado y transmitido en su forma original.
Lo anterior significa que para que un documento firmado electrónicamente sea considerado como original, debe ser presentado en su formato de origen (normalmente PDF). De nada sirve imprimir un documento con firmas electrónicas, pues ese documento será considerado como una copia de su original. Tampoco podemos modificar ese documento, pues se perdería la integridad del mismo y perdería toda su validez.
Por esto, hoy en día se vuelve muy importante que las empresas cuenten con verdaderos protocolos de archivo digital, pues si todos nuestros documentos son electrónicos, debemos tener conocimientos y técnicas de cómo almacenar los mismos para mantener su originalidad y no tener problemas más adelante.
Finalmente, hablemos sobre el documento con firma escaneada o con firma digitalizada…
Muchas veces se hace mención erróneamente de la firma digitalizada o escaneada como una firma electrónica, pero no es así. Como indicamos anteriormente la firma electrónica y la digital, tienen un proceso de verificación de identidad que no está presente en el documento con firma escaneada o digitalizada, y por lo tanto es imposible en un documento con firma escaneada tener un registro de quien lo firmó, por lo menos desde el punto de vista tecnológico.
Un documento con una firma escaneada no tiene validez alguna, a menos que el mismo sea enviado a través de un mensaje de datos.
Si el documento que se le pone una firma escaneada está contenido en un mensaje de datos, como por ejemplo un correo electrónico, podríamos aceptar que ese mensaje de datos (el correo electrónico *.eml, más no el archivo con la firma escaneada*.pdf), sí puede tener validez por tratarse de un mensaje de datos, y por lo tanto podría considerarse como un documento vinculante para quien sea el emisor del mensaje de datos. El problema se encuentra cuando necesitamos que un mismo documento se considere original y válido para ambas partes, pues esto no lo puede generar el envío del mensaje de datos pues solo se tiene del emisor del mismo.
A modo de conclusión…
Nuestra recomendación es por lo menos usar una plataforma de firma electrónica para la creación de documentos electrónicos y no hacerlo a través de firmas escaneadas o digitalizadas, a través de mecanismos que no permiten verificación posterior y además de eso guardar siempre en su condición original el documento electrónico, pues es la única forma de lograr su oponibilidad frente a terceros.
No dudes en contactarnos si tienes dudas sobre si los documentos que estás firmando electrónicamente son válidos o no. Clúster Legal brinda acompañamiento jurídico que se ajusta a las necesidades de nuestros clientes.