MANUAL DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

 

En cumplimiento a lo dispuesto en los artículos 15 y 20 de la Constitución Política de Colombia, la Ley 1581 de 2012 (“Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”) y el Decreto 1377 de 2013 (“Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012”), CLÚSTER LEGAL, establece la presente política de tratamiento de la información y protección de datos personales, como lineamiento de operación, así como para el conocimiento y manejo de todos los titulares de la información o datos.

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1. ÁMBITO DE APLICACIÓN

 

Las políticas y procedimientos consagrados en este manual se aplicarán a cualquier registro de datos personales que se hayan hecho o se hagan con posterioridad a la emisión del presente Manual de Tratamiento de la Información y Protección de Datos Personales, realizado en forma presencial, no presencial y/o virtual con relación a cualquier servicio ofrecido por CLÚSTER LEGAL

 

Este manual contiene la política de tratamiento de datos y regula los procedimientos de recolección, manejo y tratamiento de los datos personales recolectados por CLÚSTER LEGAL, relacionados con los trabajadores, proveedores y clientes.

 

CLÚSTER LEGAL se encarga directamente del tratamiento de los datos personales; sin embargo, se reserva el derecho a delegar en un tercero tal tratamiento exigiendo así mismo al encargado, la atención e implementación de los lineamientos y procedimientos idóneos para la protección de los datos personales y la estricta confidencialidad de los mismos.

 

1. DEFINICIONES

 

Con el fin de dar un marco de interpretación correcta y apropiada al presente manual y a la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, se encuentran a continuación las definiciones básicas que son indispensables para la protección del habeas data y que contribuyen a determinar las responsabilidades de los involucrados en el tratamiento de datos personales.

 

1. Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

 

1. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular de los datos personales para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

 

1. Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

 

1. Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o a varias personas naturales determinadas o determinables. Debe entonces entenderse el “dato personal” como una información relacionada con una persona natural (persona individualmente considerada).

 

1. Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales, y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

 

1. Dato personal público: Toda información personal que es de conocimiento libre y abierto para el público en general.

 

1. Dato personal privado: Toda información personal que tiene un conocimiento restringido, y en principio privado para el público en general.

 

1. Dato semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general.

 

1. Dato sensible: Aquel dato que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos, entre otros, la captura de imagen fija o en movimiento, huellas digitales, fotografías, iris, reconocimiento de voz, facial o de palma de mano, etc.

 

1. Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.

 

1. Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decide sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

 

• Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

 

1. Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

 

• Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.

 

• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

 

1. Oficial de protección de datos: Es la persona dentro de la Cámara de Comercio de Bogotá, que tiene como función la vigilancia y control de la aplicación de la Política de Protección de Datos Personales, bajo la orientación y lineamientos del Comité de Seguridad de la Información. El Comité de Seguridad de la Información designará el Oficial de Protección de Datos.

 

1. PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

 

CLÚSTER LEGAL aplicará los siguientes principios, que constituyen las reglas a seguir en la recolección, manejo, uso, tratamiento, almacenamiento e intercambio de datos personales:

 

1. Acceso y Circulación Restringida: Los datos personales, exceptuando los que sean públicos, no estarán disponibles en internet u otros medios de comunicación masiva, con excepción de aquellos eventos en los cuales sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido a sus titulares y terceros autorizados. El tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la ley.

 

1. Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de los datos Personales que no tengan la naturaleza de públicos se encuentran obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento.

 

1. Finalidad: El tratamiento de los datos personales recolectados por CLÚSTER LEGAL, tendrá por objeto una finalidad legítima, específica e informada de acuerdo con la Constitución Política y la Ley, la cual será comunicada a su titular.

 

1. Legalidad: Los datos recolectados tienen fines legítimos y sujetos a la Ley 1581 de 2012.

 

1. Libertad: El tratamiento de datos personales deberá estar precedido de un consentimiento previo, expreso e informado del titular, no siendo posible obtener o divulgar los mismos sin previa autorización o en ausencia de mandato legal o judicial que releve la autorización previa del titular.

 

1. Seguridad: CLÚSTER LEGAL adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para garantizar la seguridad de los datos objeto de tratamiento, en particular evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

 

1. Transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener del responsable del tratamiento o del encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

 

1. Veracidad o Calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

 

1. Tratamiento de datos de menores

 

El tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está proscrito excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública, de conformidad con lo establecido en el artículo 7 de la Ley 1581 de 2012, y cuando dicho tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y requisitos:

 

1. Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.

2. Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.

 

Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal o tutor del niño, niña o adolescente otorgará la autorización previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

 

Todo responsable y encargado involucrado en el tratamiento de los datos personales de niños, niñas y adolescentes, deberá velar por el uso adecuado de los mismos. Para este fin deberán aplicarse los principios y obligaciones establecidos en la Ley 1581 de 2012 y el presente decreto.

 

La familia y la sociedad deben velar porque los responsables y encargados del tratamiento de los datos personales de los menores de edad cumplan las obligaciones establecidas en la Ley 1581 de 2012 y el presente decreto.

 

De acuerdo con lo previsto en la Constitución Política de Colombia en sus artículos 44 y 45 y en concordancia con el Código de la Infancia y la Adolescencia, los derechos de los menores deben ser interpretados y aplicados de manera prevalente y, por lo tanto, deben ser observados con especial cuidado. Conforme lo señalado en la Sentencia C-748/11 de la Corte

Constitucional, las opiniones de los menores deben ser tenidos en cuenta al momento de realizar algún tratamiento de sus datos.

 

1. FINALIDAD Y TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN

 

4.1. ¿Qué información recolecta CLÚSTER LEGAL?

 

La información tratada por CLÚSTER LEGAL corresponde a datos personales de sus proveedores, socios, empleados y clientes.

 

4.2. ¿Con qué fin se utiliza la información?

 

CLÚSTER LEGAL utiliza la información para:

 

• Enviar información comercial, de seguimiento y promoción de servicios jurídicos.

• Dar cumplimiento a los contratos suscritos entre CLÚSTER LEGAL, sus clientes, proveedores, socios y empleados.

• Generar pagos laborales, seguridad social, aportes parafiscales, reportar información tributaria y cualquier otro que se derive de su relación contractual con CLÚSTER LEGAL

• Promover la actualización, inclusión o supresión de la información consignada en las bases de datos de CLÚSTER LEGAL

• Hacer contacto en caso de quejas, reclamos o sugerencias sobre el servicio de CLÚSTER LEGAL

 

4.3. ¿Cómo es tratada la información?

 

La información es recolectada por medio del sitio web de CLÚSTER LEGAL, en el formato diseñado para tal fin junto con la solicitud de autorización. Las bases de datos que CLÚSTER LEGAL obtiene no se venden, ni se alquilan a terceros y son mantenidas con la mayor privacidad posible. Toda la información se encuentra en el centro documental de CLÚSTER LEGAL, en las bases de datos de la página web, en los cuales hay acceso restringido con usuario y clave, y administrador.

 

1. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES

 

Conforme a lo establecido en la política contenida en este manual, los titulares de los datos personales tienen los derechos detallados a continuación:

 

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales en CLÚSTER LEGAL o directamente con el encargado del tratamiento de los mismos. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

 

1. Solicitar prueba de la autorización otorgada a CLÚSTER LEGAL, salvo que la ley indique que dicha autorización no es necesaria.

 

1. Presentar solicitudes ante CLÚSTER LEGAL, o su encargado del tratamiento, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales y a que le entreguen tal información.

 

1. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a la ley.  

 

1. Revocar su autorización y/o solicitar la supresión de sus datos personales de las bases de datos de CLÚSTER LEGAL, cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado mediante acto administrativo definitivo que en el tratamiento de CLÚSTER LEGAL o del encargado del tratamiento ha incurrido en conductas contrarias a la ley o cuando no hay una obligación legal o contractual de mantener el dato personal en la base de datos del responsable.

 

1. Solicitar acceso y acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento de acuerdo con el artículo 21 del Decreto 1377 del 2013.

 

1. Conocer las modificaciones a los términos de esta política de manera previa y eficiente a la implementación de las nuevas modificaciones o, en su defecto, de la nueva política de tratamiento de la información.

 

1. Tener fácil acceso al texto de este manual y sus modificaciones.

 

1. Acceder de manera fácil y sencilla a los datos personales que se encuentran bajo el control de CLÚSTER LEGAL para ejercer efectivamente los derechos que la ley les otorga a los Titulares.

 

1. Conocer a la dependencia o persona facultada por CLÚSTER LEGAL frente a quien podrá presentar quejas, consultas, reclamos y cualquier otra solicitud sobre sus datos personales.

 

Los titulares podrán ejercer sus derechos de ley y realizar los procedimientos establecidos en este manual, mediante la presentación de su cédula de ciudadanía o documento de identificación original. Así mismo, podrán ejercer los derechos del titular los causahabientes que acrediten dicha calidad, el representante y/o apoderado del titular con la acreditación correspondiente y aquellos que han hecho una estipulación a favor de otro o para otro.

 

1. DEBERES DE CLÚSTER LEGAL

 

CLÚSTER LEGAL tiene presente que los datos personales son de propiedad de las personas a las que se refieren y solamente ellas pueden decidir sobre los mismos. Así mismo, CLÚSTER LEGAL hará uso de dichos datos solamente para las finalidades para las que se encuentra debidamente facultada y respetando, en todo caso, la normatividad vigente sobre la protección de datos personales. 

 

CLÚSTER LEGAL atenderá los deberes previstos para los responsables y encargados del tratamiento, contenidos en el artículo 17 y 18 de la Ley 1581 de 2012, o normas que la reglamenten o modifiquen.

 

1. RESPONSABLE DE LA PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES EN CLÚSTER LEGAL

 

CLÚSTER LEGAL ha designado al gerente como responsable de la recepción y atención de peticiones, quejas, reclamos y consultas de todo tipo, relacionadas con los datos personales. La persona encargada de servicio al cliente tramitará las consultas y reclamaciones en materia de datos personales, de conformidad con la ley y la política aquí contenida. Algunas de las funciones particulares del responsable de la protección de datos personales son:

 

1. Recibir las solicitudes de los titulares de los datos personales, tramitar y responder aquellas que tengan fundamento en la ley o esta política, como por ejemplo: solicitudes de actualización de datos personales; solicitudes de conocer los datos personales; solicitudes de supresión de datos personales cuando el titular presente copia de la decisión de la Superintendencia de Industria y Comercio de acuerdo con lo establecido en la Ley, solicitudes de información sobre el uso dado a sus datos personales, solicitudes de actualización de los datos personales, solicitudes de prueba de la autorización otorgada, cuando ella hubiere procedido según la ley.

 

1. Dar respuesta a los titulares de los datos personales sobre aquellas solicitudes que no procedan de acuerdo con la ley. Los datos de contacto del responsable de la protección de datos personales en CLÚSTER LEGAL son los siguientes:

 

• Dirección: Carrera 13 # 93-68 of. 201, en Bogotá D.C.

• Correo electrónico: contacto@clusterlegal.co

• Teléfono: +57 (1) 4661513

 

 

1. AUTORIZACIÓN

 

El tratamiento de datos personales por parte de CLÚSTER LEGAL, requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular, el cual puede ser otorgado por cualquier medio que permita ser utilizado como prueba.

 

1. Forma y Mecanismos para Otorgar la Autorización

 

La autorización puede constar en cualquier mecanismo que permita garantizar su posterior consulta; así, entonces, podrá constar: i) por escrito; ii) de forma oral; o iii) mediante conductas inequívocas del titular que permitan concluir de forma razonable que se otorgó la autorización respectiva.

 

1. Prueba de la Autorización

 

CLÚSTER LEGAL mantendrá registros y/o mecanismos necesarios para demostrar cuándo y cómo se obtuvo la autorización por parte de los titulares de datos personales para el tratamiento de los mismos.

 

1. Tratamiento de Datos Sensibles

 

CLÚSTER LEGAL se acoge a la regla general según la cual el tratamiento de datos sensibles a los cuales se refiere el artículo 5° de la Ley 1581 de 2012 está prohibido, salvo en los siguientes casos:

 

1. Cuando el titular haya dado su autorización explícita a dicho tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.

 

1. Cuando el tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.

 

1. Cuando el tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del titular.

 

1. Cuando el tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.

 

1. Cuando el tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los titulares.

 

1. Obligaciones para el Tratamiento de Datos Sensibles

 

En el tratamiento de datos personales sensibles, cuando dicho tratamiento sea posible conforme a lo establecido en el artículo 6 de la Ley 1581 de 2012, CLÚSTER LEGAL, cumplirá las siguientes obligaciones:

 

1. Informar al titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su tratamiento.

 

1. Informar al titular de forma explícita y previa, además de los requisitos generales de la autorización para la recolección de cualquier tipo de dato personal, cuáles de los datos que serán objeto de tratamiento son sensibles y la finalidad de su tratamiento, y además obtendrá su consentimiento expreso.

 

1. Casos en que No se Requiere la Autorización

 

 La autorización del titular no será necesaria cuando se trate de:

 

1. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

2. Datos de naturaleza pública. 

3. Casos de urgencia médica o sanitaria.

4. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.

5. Datos relacionados con el Registro Civil de las personas.

 

 

1. PROCEDIMIENTO PARA EJERCER LOS DERECHOS DE LOS TITULARES DE DATOS

 

Cualquier consulta o reclamo frente a derechos inherentes de los titulares sobre datos de carácter personal se debe realizar mediante un escrito dirigido a CLÚSTER LEGAL, adjuntando fotocopia del documento de identidad del titular interesado o cualquier otro documento equivalente que acredite su identidad y titularidad conforme a derecho.

 

Los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocación de la autorización de datos personales son personalísimos y podrán ser ejercidos únicamente por el titular. No obstante, el titular podrá actuar a través de representante legal o apoderado cuando aquel se encuentre en situación de incapacidad o minoría de edad, hechos que le imposibilitan el ejercicio personal de los mismos, en cuyo caso será necesario que el representante legal o apoderado acredite tal condición.

 

1. Consultas

 

Las consultas respecto de cuáles son los datos personales del titular que reposan en las bases de datos de CLÚSTER LEGAL, pueden dirigirse al responsable de la protección de datos personales por medios electrónicos a través del correo electrónico contacto@clusterlegal.co o telefónicamente en la línea +57 (1) 4661513. Cualquiera que sea el medio, CLÚSTER LEGAL guardará prueba de la consulta y su respuesta. El procedimiento para tales efectos será el siguiente:

 

1. Si el solicitante tuviere capacidad para formular la consulta, de conformidad con los criterios de acreditación establecidos en la Ley 1581 y el Decreto 1377, CLÚSTER LEGAL recopilará toda la información sobre el titular que esté contenida en el registro individual de esa persona o que esté vinculada con la identificación del titular dentro de las bases de datos de CLÚSTER LEGAL y se la hará conocer al solicitante.

 

1. El responsable de atender la consulta, dará respuesta al solicitante siempre y cuando tuviere derecho a ello, por ser el titular del dato personal, su causahabiente, apoderado, representante, se haya estipulado por otro o para otro, o sea el responsable legal en el caso de menores de edad. Esta respuesta se enviará dentro de los diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha en la que la solicitud fue recibida por CLÚSTER LEGAL

 

1. En caso de que la solicitud no pueda ser atendida a los 10 hábiles, se contactará al solicitante para comunicarle los motivos por los cuales el estado de su solicitud se encuentra en trámite. Para ello se utilizará el mismo medio o uno similar al que fue utilizado por el titular.

 

1. La respuesta definitiva a todas las solicitudes no tardará más de 15 días hábiles desde la fecha en la que la solicitud inicial fue recibida por CLÚSTER LEGAL

 

1. Reclamos

 

En los casos en que los titulares de datos personales tratados por CLÚSTER LEGAL consideren que los mismos deben ser objeto de corrección, actualización o supresión, o que exista en su criterio un incumplimiento de los deberes de Ley de CLÚSTER LEGAL, podrán dirigirlos por medios electrónicos al correo contacto@clusterlegal.co

 

Para estos efectos, el procedimiento será el siguiente:

 

1. El reclamo deberá ser presentado por el titular, sus causahabientes o representantes o acreditados de conformidad con la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, así:

1. Deberá contener el nombre y documento de identificación del titular.

2. Deberá contener una descripción de los hechos que dan lugar al reclamo y el objetivo perseguido (actualización, corrección o supresión, o cumplimiento de deberes).

3. Deberá indicar la dirección y datos de contacto e identificación del reclamante.

4. Deberá acompañarse por toda la documentación que el reclamante quiera hacer valer.

 

1. CLÚSTER LEGAL, antes de atender el reclamo, verificará la identidad del titular del dato personal, su representante y/o apoderado, o la acreditación de que hubo una estipulación por otro o para otro. Para ello puede exigir la cédula de ciudadanía o documento de identificación original del titular, y los poderes especiales, generales o documentos que se exijan según sea el caso.

 

1. Si el reclamo o la documentación adicional están incompletos, CLÚSTER LEGAL requerirá al reclamante por una sola vez dentro de los 5 días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Si el reclamante no presenta la documentación e información requerida dentro de los 2 meses siguientes a la fecha del reclamo inicial, se entenderá que ha desistido del reclamo.

 

1. Si por cualquier hecho la persona que recibe el reclamo al interior de CLÚSTER LEGAL no es competente para resolverlo, dará traslado al Gerente, dentro de los 2 días hábiles siguientes de haber recibido el reclamo, e informará de dicha remisión al reclamante.

 

1. El término máximo para atender el reclamo será de 15 días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los 8 días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 

1. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

 

CLÚSTER LEGAL adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para garantizar la seguridad de los datos personales objeto de tratamiento, evitando así su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

 

1. VIGENCIA

 

El presente manual y las políticas que contiene, empieza a cumplir sus efectos desde el día 18 de julio de 2017. El periodo de vigencia de la base de datos, será indefinido por el tiempo que sea razonable y necesario de acuerdo con la finalidad del tratamiento expuesta en este manual.

 

CLÚSTER LEGAL podrá modificar los términos y condiciones del presente documento, en cumplimiento de las obligaciones establecidas por Ley. Cualquier cambio sustancial en este documento será comunicado oportunamente a los titulares de los datos personales, de una manera eficiente, antes de implementar las nuevas políticas.